Zahnzusatzversicherung Rechnung einreichen - so gehen Sie vor

Wenn Sie in der GKV versichert sind, werden Sie in aller Regel keine Rechnung beim Arzt erhalten. Chipkarte vorlegen und um alles Weitere kümmert sich die Praxis. Das System der privaten Kranken(zusatz)versicherung basiert dagegen – anders als das der GKV – auf dem Prinzip der Kostenerstattung: Sie sind beim Arzt Selbstzahler und lassen sich die Kosten von der Zusatzversicherung erstatten. Aber wie geht das eigentlich? Wie kann ich bei der Zahnzusatzversicherung Rechnungen einreichen und komme an mein Geld? Das erklären wir in diesem Ratgeber.

Grundsätzlich rechnen Zahnärzte und private Zahnzusatzversicherungen keine Leistungen direkt miteinander ab, weil keine vertragliche Beziehung zwischen den beiden besteht. Die Verträge haben Sie geschlossen:

• Zum einen haben Sie einen Behandlungsvertrag mit dem Zahnarzt, der den Umfang der Behandlungsleistungen regelt – und dabei vor allem auch den Teil, den Sie selbst zahlen müssen.
• Und für diesen Eigenanteil haben Sie den zweiten Vertrag mit der Zahnzusatzversicherung geschlossen, die vertragsgemäß die Kosten ganz oder teilweise übernimmt.

Und egal, wo und wie Sie versichert sind: Damit Sie an Ihr Geld kommen, müssen Sie einen Erstattungsantrag stellen und die Rechnung des Zahnarztes einreichen. Die Zahnzusatzversicherung verlangt in aller Regel das Original der Zahnarztrechnung zur Bearbeitung – sollte das Original einmal verschwinden, wird in aller Regel aber auch auf Basis einer Kopie geleistet. Immerhin sieht jede Zahnzusatzversicherung anhand der abgerechneten Leistungen und Behandlungen, ob die Kosten bereits erstattet wurden.

Um eine zügige Abrechnung zu gewährleisten, empfehlen sich zwei Optionen:

1. Sie reichen die Rechnung mit einer Vorlage ein, die die meisten Zahnzusatzversicherungen und privaten Krankenversicherungen allgemein anbieten: Darauf sind Ihre persönlichen Daten und Ihre Versichertennummer vermerkt, sodass die Rechnung auch richtig zur Erstattung zugeordnet werden kann. Dieser Vorlage fügen Sie die Rechnung bei uns reichen alles zusammen per Post oder als Scan ein.
2. Sie nutzen die neuen Rechnungs-Apps, soweit Ihre Zahnzusatzversicherung eine solche Möglichkeit anbietet. Die Apps fotografieren die Rechnungen ab und sind in der Lage, die Daten aus dem Foto auszulesen. Alternativ scannen Sie den QR-Code der Rechnung, der alle relevanten Informationen zur Abrechnung enthält. Die Daten werden so direkt zur Abrechnung in das System der privaten Zahnzusatzversicherung eingespielt, und meist erfolgt innerhalb von 24 Stunden eine automatische Abrechnung.

Die meisten Zahnzusatzversicherungen erstatten rasch die angefallenen Kosten – vor allem, wenn kleinere Rechnungen über die App eingereicht wurden. Denn diese Rechnungen werden maschinell ausgelesen (“dunkel verarbeitet”) und automatisiert bearbeitet. Das Geld kann meist umgehend angewiesen werden und ist eins, zwei Tage später auf Ihrem Konto.

Je komplexer aber die Behandlung und damit auch die Abrechnung war, umso länger dauert die Erstattung. Nach ca. zwei Wochen sollten Sie aber immer die erste Rückmeldung vom Versicherer haben – entweder in Form der Abrechnung oder durch eine Nachfrage zu dem Vorgang. Dauert es länger, sprechen Sie uns bitte umgehend an, damit wir für Sie im Rahmen des ErstattungsServices nachhaken können.

Oft sieht die Zahnzusatzversicherung keine Verpflichtung Ihrerseits vor, einen Heil- und Kostenplan vor Behandlungsbeginn vorzulegen. Dennoch ist es sinnvoll, einen solchen Behandlungsplan bei der privaten Zahnzusatzversicherung vorzulegen, um möglichst schnell eine Erstattung zu erhalten, denn bei Vorlage des Heil- und Kostenplans prüft die Zahnzusatzversicherung bereits die Kostenübernahme der einzelnen Maßnahmen. Wenn Sie dann die tatsächliche Rechnung einreichen, zahlt Zahnzusatzversicherung in der Regel die Leistung schnell aus.

Gerade bei einer ersten Leistungsabrechnung wird sich die Zahnzusatzversicherung ein Bild davon machen wollen, ob die entsprechenden Maßnahmen überhaupt versichert sind – oder ob es sich zum Beispiel um angeratene Behandlungen handelt, die gar nicht mitversichert sind oder ob es fehlende Zähne gibt, die gar nicht vom Versicherungsschutz umfasst sind. Haben Sie zudem Falschangaben bei der Antragstellung gemacht, wird die Zahnzusatzversicherung vom Vertrag zurücktreten.

Eine genaue Prüfung erfolgt in der Regel erst im Leistungsfall. Wenn Sie nicht bereits im Antrag eine generelle Schweigepflichtentbindung unterschrieben haben, wird die Zahnzusatzversicherung Sie im Leistungsfall auffordern, eine entsprechende Erklärung zu unterschreiben. Manche Zahnzusatzversicherungen legen Ihnen aber auch einen Fragebogen vor, den Sie vom Zahnarzt ausfüllen lassen müssen. In seltenen Fällen möchte die Zahnzusatzversicherung auch einen Auszug aus der Patientenakte, um die Angaben im ursprünglichen Antrag überprüfen zu können. Ist die Prüfung erfolgt, wird die Versicherungsleistung in der Regel zügig ausgezahlt.